KI-BildCheckliste
E-Mail-Tool wechseln, ohne Kontakte und Nachweise zu verlieren
Ein Tool-Wechsel ist machbar, aber nicht trivial. Diese Checkliste zeigt die Fallen: Einwilligungsnachweise, Automationen, Zustellbarkeit und Fristen.
Das Wichtigste in Kürze
- Beim Wechsel müssen die Kontakte und die Einwilligungsnachweise mit umziehen, nicht nur die Adressen.
- Automationen, Formulare und Landingpages werden in aller Regel im neuen Tool neu gebaut.
- Eine neue Absenderdomain oder ein neuer Versandweg braucht eine vorsichtige Eingewöhnung, damit deine Mails nicht im Spam landen.
- Plane Parallelbetrieb ein und kündige das alte Tool erst, wenn alles läuft und die Daten gesichert sind.
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
Ein Wechsel kostet Zeit und birgt Risiken. Er lohnt sich vor allem dann, wenn:
- dein Tarif den aktuellen Bedarf nicht mehr trägt (Funktionen fehlen, Kontaktgrenze erreicht),
- die Kosten bei wachsender Liste deutlich höher sind als bei einer Alternative (siehe Kosten und Preise),
- Datenschutz-Unterlagen fehlen, die du brauchst (zum Beispiel ein AV-Vertrag),
- du bestimmte Funktionen brauchst, die dein Tool nicht bietet.
Wenn nur ein einzelner Punkt nervt, prüfe zuerst, ob ein Tarifwechsel beim bisherigen Anbieter reicht. Der Vergleich der drei Tools hilft bei der Einordnung.
Die Checkliste in zehn Schritten
Das E-Mail-Tool wechseln
Zeitbedarf insgesamt: ca. 480 Min.
Bestandsaufnahme
Liste auf, was im alten Tool liegt: Kontakte, Tags und Segmente, Formulare, Landingpages, Automationen, Vorlagen, Integrationen.
Neues Tool prüfen, bevor du kündigst
Teste den neuen Anbieter mit einer kleinen Liste oder in einer Testphase. Kläre Datenschutz-Fragen vorab: AV-Vertrag, Serverstandort, Einwilligungsnachweis.
Kontakte exportieren
Exportiere alle Kontakte inklusive Tags und der Daten, die du später brauchst (Anmeldezeitpunkt, Quelle, Status).
Einwilligungsnachweise sichern
Das ist der wichtigste Punkt. Sichere zu jeder Adresse Zeitpunkt der Eintragung, Zeitpunkt der Bestätigung und Wortlaut der Einwilligung. Ohne Nachweis hast du ein Problem, wenn jemand die Einwilligung bestreitet. Frage den alten Anbieter, wie du diese Daten bekommst, bevor du dein Konto kündigst.
Abgemeldete Kontakte nicht vergessen
Übertrage auch deine Sperrliste (Abmeldungen, Bounces), damit du niemanden erneut anschreibst, der sich abgemeldet hat.
Automationen und Formulare neu bauen
Das geht in aller Regel nicht per Knopfdruck. Baue zuerst die wichtigste Automation (Willkommensserie) und die Formulare nach, teste sie gründlich.
Datenschutzerklärung und Impressum anpassen
Der neue Dienstleister steht in die Datenschutzerklärung. Schließe den AV-Vertrag mit dem neuen Anbieter ab.
Absenderdomain und Zustellbarkeit einrichten
Richte die Absenderdomain nach den Vorgaben des neuen Anbieters ein. Erhöhe das Versandvolumen vorsichtig, statt die ganze Liste am ersten Tag zu bemailen.
Parallelbetrieb einplanen
Lasse das alte Tool noch eine kurze Zeit laufen, bis Formulare, Automationen und Zustellung im neuen Tool überprüft sind.
Altes Tool sauber beenden
Kündige zum passenden Termin (beachte Laufzeiten), lösche die Daten im alten Tool nach Rücksprache mit dem AV-Vertrag und halte die Bestätigung der Löschung fest.
Die häufigsten Fallen
- Nur Adressen exportiert: Ohne Einwilligungsnachweis ist die Adresse im Streitfall wertlos.
- Alles am ersten Tag versendet: Eine neue Absenderdomain oder ein neuer Versandweg braucht Eingewöhnung. Starte mit den aktivsten Kontakten und steigere dich.
- Automationen vergessen: Willkommensserien und Folgemails laufen im alten Tool weiter oder gar nicht mehr, wenn du sie nicht neu baust.
- Kündigungsfristen übersehen: Beachte Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen, bevor du den Wechsel terminierst. Goolux nennt zum Beispiel eine Mindestlaufzeit von 3 Monaten, bei FunnelCockpit ist die monatliche Kündigung zum Monatsende angegeben.
- Datenschutz vergessen: Neuer Dienstleister heißt neuer AV-Vertrag und angepasste Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen
Kann ich meine Kontakte einfach in ein neues Tool importieren?
Technisch meist ja, per Export und Import. Rechtlich solltest du aber sicherstellen, dass die Einwilligungsnachweise mit umziehen und dass du den neuen Dienstleister in deine Datenschutzerklärung aufnimmst.
Muss ich meine Abonnenten über den Wechsel informieren?
Das ist meist keine Pflicht, kann aber höflich sein, wenn sich der Absender oder das Erscheinungsbild ändert. Die Datenschutzerklärung musst du anpassen, weil sich der Dienstleister ändert.
Was passiert mit meinen Automationen beim Wechsel?
In aller Regel musst du sie im neuen Tool neu bauen. Plane Zeit dafür ein und teste sie, bevor du das alte Tool beendest.
Wie vermeide ich Spam-Probleme nach dem Wechsel?
Richte die Absenderdomain nach den Vorgaben des neuen Anbieters ein und beginne mit den aktivsten Kontakten. Erhöhe das Volumen schrittweise. Das sind Erfahrungsregeln, keine Garantien.
Wann sollte ich das alte Tool kündigen?
Erst, wenn Kontakte, Einwilligungsnachweise und Sperrliste gesichert sind, die wichtigsten Automationen im neuen Tool laufen und du die Kündigungsfristen kennst.
Gibt es einen kostenlosen Umzugsservice?
Das hängt vom Anbieter und Tarif ab. KlickTipp nennt auf der Preisseite einen Umzugsservice, der im Enterprise-Tarif als „Vollständiger Umzug“ geführt wird. Erfrage Bedingungen vorab.
Weiter im Ratgeber
Weiterlesen
Anzeige: Dieser Ratgeber enthält Affiliate-Links. Preise und Funktionen stammen von den Anbieterseiten und können sich ändern, maßgeblich ist immer die aktuelle Anbieterseite. Keine Rechtsberatung.